Миграция из других учетных систем с использованием файлов CSV

Онлайн система ведения бухгалтерского и управленческого учета Облик SaaS позволяет перенести в нее данные из других учетных систем, необходимые для обеспечения продолжения учета:

• Справочник 'Контрагенты',
• Перечень товаров (подветка справочника 'Номенклатура'),
• Данные учета активов,
• Остатки по счетам (инициация баланса).

Данные для импорта должны быть введены в текстовый файл формата *.csv, сформированный определенным образом в зависимости от типа переносимых данных (В зависимости от используемой учетной системы необходимо реализовать возможность экспорта данных в формат CSV, который впоследствии может быть импортирован в онлайн систему учета Облик SaaS). В текстовом файле *.csv для разделения параметров необходимо использовать разделить "точка с запятой" (;).

Наиболее удобными инструментами обработки экспортных данных и подготовки их к импорту являются программа для работы с электронными таблицами (например, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc, Microsoft Excel) - в этом случае csv-файл необходимо сохранять с кодировкой 1251. Также данные могут быть сформированы в любом текстовом редакторе - в таком случае при csv-файл может создаваться как с кодировкой 1251, так и UTF-8 или IBM866 (MS-DOS).

В csv-файле в первой строке должна быть структура полей, а со второй строки - данные справочника (в случае отсутствия каких-то данных, значение может быть не введено).

Для выполнения импорта в учетную систему Облик SaaS используется Ручной импорт данных из CSV [62], который позволяет внести первичные данные в систему из csv-фалов.

Справочник 'Контрагенты'

CSV-файл справочника 'Контрагенты' имеет структуру полей:

Code;Name;ZKPO;Taxnumb;Fullname;BankName;RC;MFO;LegalAddress;ActualAddress;Phone

где:

• Code - уникальный номер (код) контрагента в системе (в случае совпадения кода записи контрагента в системе с кодом в файле импорта, процедура импорта заменит данные).
• Name - название контрагента.
• ZKPO - ЕДРПОУ контрагента.
• Taxnumb - налоговый номер контрагента.
• Fullname - полное название предприятия-контрагента.
• BankName - название банка, в котором размещен расчетный счет контрагента.
• RC - номер расчетного счета контрагента.
• MFO - МФО банка, в котором размещен расчетный счет контрагента.
• LegalAddress - юридический адрес контрагента.
• ActualAddress - фактический адрес контрагента.
• Phone - номер телефона контрагента.

Импорт справочника 'Контрагенты' выполняется документом Ручной импорт данных из CSV [62] при выборе типа объекта импорта "1. Справочник Контрагенты".

Перечень товаров (подветка справочника 'Номенклатура')

CSV-файл подветки "28. Товары" справочника 'Номенклатура' имеет структуру полей:

Codeup;Code;Name;Barcode;Unit

где:

• Codeup - код родительской (вышестоящей) группы товаров (для создания групп товаров верхнего уровня поле должно быть пустым)
• Code - артикул товара (в случае совпадения артикула товара в системе с артикулом в файле импорта, процедура импорта заменит данные).
• Name - название товара.
• Barcode - штрих-код товара (может не вводиться).
• Unit - единица количественного измерения товара, используемая при учете.

Импорт перечня товаров выполняется документом Ручной импорт данных из CSV [62] при выборе типа объекта импорта «3. Основные средства». Записи товаров формируются в подветке «28. Товары» справочника 'Номенклатура'. Если ранее в справочнике была создана запись с кодом 28, то для нее необходимо изменить код.

Учет Основных средств, Малоценных необоротных материальных активов, Нематериальных активов

CSV-файл для импорта данных учета ОС имеет структуру полей:

Cod;Name;Inv;Idate;Count1;Count2;Gcod;Gname;Cost;Aamort;Nalgroup

где:

• Cod - код в справочнике Номенклатура,
• Name - наименование ОС,
• Inv - инвентарный номер ОС,
• Idate - дата ввода ОС в эксплуатацию,
• Count1 - счет учета ОС,
• Count2 - счет учета затрат,
• Gcod - код родительской (вышестоящей) группы ОС (для создания групп номенклатуры верхнего уровня поле должно быть пустым),
• Gname - название родительской (вышестоящей) группы ОС (для создания групп номенклатуры верхнего уровня поле должно быть пустым),
• Cost - балансовая стоимость ОС,
• Amort - накопленная амортизация ОС,
• Nalgroup - налоговая группа ОС (от 1 до 16, для НА - пусто).

Импорт данных учета ОС выполняется документом Ручной импорт данных из CSV [62] при выборе типа объекта импорта "3. Основные средства". При импорте данных учета ОС предприятия система создает:

Записи ОС в справочнике 'Номенклатура' в подветке «10. Основные средства» (если ранее в справочнике была создана запись с кодом 10, то для нее необходимо изменить код).

Для каждого актива - документ Инвентарная карточка [370]. Дата создания соответствует дате импорта данных. Для актива автоматически устанавливается линейный метод начисления амортизации (при необходимости метод амортизации изменяется непосредственно в документе).

Для каждого актива - документ Акт ввода ОС [373]. Дата создания соответствует дате импорта данных. Документ сохраняется с суммой входящего износа, тем самым сохраняется информация о начисленной ранее амортизации (которая вводится остатками на счетах 13*).

Инициация баланса

CSV-файл для инициализации баланса (ввода остатков по счетам) имеет структуру полей:

Бал-й счет;Код(товар,клиент,код аналитики);Название объекта;Количество;№ склада в SaaS;Сумма;Валюта(код);Сумма в валюте

где:

• Бал-й счет - балансовый счет учета, на который заносятся остатки,
• Код (товар,клиент,код аналитики) - код аналитики, используемой в онлайн системе Облик SaaS, в для указанного счета,
• Название объекта - наименование объекта аналитического учета (значение не используется при импорте, предназначено для верификации данных при подготовке csv-файла, может быть не введено),
• Количество - количество ТМЦ на счете с количественным учетом,
• № склада в SaaS - место хранения ТМЦ (склад, МОЛ), введенное в систему бухгалтерского учета Облик SaaS,
• Сумма - сумма остатка на счете в валюте учета в системе,
• Валюта (код) - валюта, используемая на валютном счете,
• Сумма в валюте - сумма остатка в валюте на валютном счете.

Для корректной инициализации баланса предварительно необходимо импортировать в онлайн систему бухгалтерского и управленческого учета Облик SaaS перечень товаров и справочник 'Контрагенты', а также ввести Лицевые карточки сотрудников, по которым будет проводиться разброс остатков по МОЛ. Импорт остатков по счетам выполняется документом Ручной импорт данных из CSV [62] при выборе типа объекта импорта "4. Инициализация баланса". При импорте данных инициализации баланса предприятия система создает документы:

• Ввод остатков для счетов без аналитики [0],
• Ввод остатка для счета с аналитикой [1],
• Ввод остатка по счету с количественным учетом [2].

Остатки по необоротным активам и накопленной амортизации вводятся через режим импорта данных учета ОС, МНМА, НА.

Статья добавлена/обновлена 18.05.2017