Операционный менеджмент

Операционный менеджмент в системе.

Эффективное использование ресурсов - одна из основных задач руководства предприятия. При этом, в подразделениях, где имеется множество взаимозаменяемых ресурсов, вопрос их эффективного использования стоит максимально остро.

В общем виде задача автоматического управления ресурсами (операционного менеджмента) не может быть решена, но для определенных участков работы, эффективность использования ресурсов может быть повышена путем применения следующих механизмов операционного менеджмента.

  1. Создание правил формирования задач учитывающих кол-во ресурсов во времени (распределение нагрузки во времени).
  2. Создание правил формирования задач, учитывающих разные стратегии отработки запросов. Например, если заказ должен быть выполнен максимально быстро, то возможно формирование заданий с максимальным распараллеливанием ресурсов. Или наоборот, если время не критично, то возможно формирование заданий с учетом скорости исполнения заказа целиком
  3. Создания правил автоматического распределения заданий на доступные ресурсы – позволяет убрать менеджерскую функцию распределения и перевести ее на систему

При этом система должна иметь функцию автоматического формирования задач по неким алгоритмам, а также функцию распределения задач между сотрудниками, по неким алгоритмам.

Контроль над использованием ресурсов – есть одна из функций управления. Для того, чтобы иметь возможность анализировать загрузку ресурсов, необходима отчетность показывающая исполнение сотрудниками задач. Поскольку, операционный менеджмент базируется на исполнении задач, то загрузку ресурсов следует оценивать по объему выполненных задач. При этом каждая из задач имеет свои параметры трудоемкости и система должна вести журналы по исполнению задач, включая ключевые показатели исполнения каждой из задач.

Персональный контроль по исполнению задач повышает дисциплину и ответственность сотрудников  за выполненные действия. При этом,  система  должна иметь возможность назначать и хранить информацию о том кто исполнял каждую задачу. Если по задачам установлен срок, то система должна иметь возможность сохранять даты начала-окончания задач и иметь возможность сопоставлять плановый срок завершения задачи с реальным. Также система должна иметь возможность контролировать, какие задачи еще неисполнены.

Цели операционного менеджмента.

Цели, которые преследует операционный менеджмент.

  1. Перевод части менеджерских функций управления на систему
  2. Ускорение процесса исполнения процессов на предприятии требующих согласования-исполнения в разных отделах-подразделениях
  3. Повышение эффективности использования ресурсов
  4. Контроль над  эффективностью использования ресурсов
  5. Персональный контроль по исполнению задач и исполнения задач в срок, контроль над неисполненными задачами

Стратегия достижения целей.

Постановка задач о необходимости выполнить действие является основной функцией управления на предприятии. Но одно дело, когда подобное действие осуществляет менеджер в результате анализа, а другое дело, когда подобное действие инициирует система управления. Подобная функциональность системы предполагает наличие в системе механизмов анализа и генерации задач по данным анализа и визуальный модуль оповещений о необходимости исполнения действий.

Бизнес-процессы, требующие участия нескольких людей в процессе обычно затягиваются, поскольку функция оповещения о том, что действие совершено  и необходимо выполнить следующее действие имеет временную задержку. Это требует от участников процесса выполнять функцию оповещения либо в электронном виде по почте, либо по телефону. Когда таких оповещений не много, это приемлемый вариант коммуникации, но когда, подобный процесс потоковый и более того в нем задействован схема не человек-человек, а отдел-отдел, то здесь необходимы автоматические системы согласования. Поэтому функциональность системы должна иметь возможность по определенным событиям, формировать в автоматическом режиме задачи  на совершении следующей задачи в бизнес процессе. При этом, в потоковом механизме, работа пользователя может быть переведена на режим отработки поступающих в автоматическом виде задач. Для ее реализации необходим визуальный, обновляемый через определенное время модуль – Диспетчер Задач, который позволит исполнять задачи в потоковом режиме.

Основные термины и определения.

Рабочий центр – место исполнения совокупности задач и операций определенных видов.   В качестве рабочего центра может выступать как структурное подразделение (склад, департамент), так и отдел в структурном подразделении (участок). Основой для выделения центров служит как функциональное разделение, так и физическое разделение выполнения определенных задач и операций между сотрудниками предприятия.

Тип операции – Все исполняемые задачи на предприятии или ее участке можно поделить по типам. В каждом рабочем центре присутствует свой набор исполняемых операций.

Задача – Основа функции управления. Исполнение задач есть прямая обязанность операционных сотрудников на предприятии. Задача характеризуется типом, приоритетностью исполнения. Для задачи может быть задан срок исполнения и рассчитаны плановые трудозатраты времени на ее исполнение.

Исполнитель – лицо, исполняющее задачу, либо лицо ответственное за ее исполнение.  Под исполнителем может числиться, как сотрудник, который будет выполнять задачу, так и руководитель группы, который сам уже распределяет подчиненные ему ресурсы для исполнения назначенной для него задачи.

Документ - задание – операционный документ, конкретизирующий постановку Задачи.

Документ бизнес-процесса - операционный документ, который является базовым в процессе исполнения задач в бизнес-процессе.

Ключевые параметры операций – Каждый тип задачи характеризуется своими параметрами или коэффициентами, которые могут быть использованы для целей анализа исполнения операций. Так например, для складских операций такими параметрами может быть перевезенный вес или объем груза, для операционных документов - кол-во строк в спецификации и другие, которые позволят анализировать трудоемкость задачи.

Функциональные роли.

В системе операционного менеджмента выделяется 4 функциональные роли участников:

Менеджер – Постановка задач подчиненных, контроль и анализ исполнения процессов

Диспетчер – Распределение и выдача заданий операционным сотрудникам и оформление документов в системе.

Контролер – Проверка корректности исполнения задач или исполнения процесса.

Исполнитель – исполнение заданий.

Данные роли не являются строго фиксированными и обязанности конкретных исполнителей могут совмещаться.

Кроме того, предполагается, что функцию создания задач, распределения задач внутри рабочих центров и контроль исполнения бизнес-процессов может взять на себя система.